Cerinte pentru documente

Standardul ISO 9001 contine o serie de cerinte pentru documente la capitolul 4.2. Cele mai importante se refera la continutul manualului calitatii (vezi manualul calitatii) si la faptul ca trebuie sa existe doua proceduri de sistem in care sa fie explicat modul de tinere sub control al documentelor si al inregistrarilor (vezi proceduri de sistem). Controlul documentelor si controlul inregistrarilor pot fi documentate in aceeasi procedura. Mai jos se poate vedea cum se impart documentele unui sistem de management al calitatii.

Observam ca documentele cerute de standard sunt: politica referitoare la calitate, manualul calitatii, procedurile de sistem, instructiunile de lucru (numai daca este nevoie) si inregistrarile. Inregistrarile sunt si ele documente insa contin date concrete ce apartin unui interval de timp definit. Spre exemplu un buletin de analiza de laborator este o inregistrare care contine date concrete cu privire la compozitia chimica sau caracteristicile unui material la momentul analizei. In schimb, o procedura care descrie spre exemplu procesul de rafinare al uleiului sau modul in care sunt tinute sub control documentele, nu se mai numeste inregistrare ci se numeste simplu document deoarece descrierea continuta este valabila o lunga perioada de timp.

Inafara capitolului 4.2 din standard, pe parcursul acestuia, la alte cerinte, pentru alte procese, apar din cand in cand trimiteri la capitolul 4.2.4 (controlul inregistrarilor) cu mentiunea ca pentru a dovedi conformitatea pentru procesul respectiv este obligatoriu sa se mentina inregistrari. La acele cerinte (resurse umane, aprovizionare, procese referitoare la relatia cu clientul, proiectare s.a.) trebuie sa identificati existenta inregistrarilor cerute si daca ele nu sunt, proiectati si folositi aceste inregistrari.

In concluzie, daca doriti sa fiti foarte bine acoperiti in ceea ce priveste controlul documentelor si al inregistrarilor, alocati timp suficient pentru gandirea sau revizuirea procedurilor Controlul documentelor si Controlul inregistrarilor luind in considerare toate referirile standardului la documente in cerintele sale.